Muutosjohtaminen on Keino Saada Työelämän Muutos

Mitä on Muutosjohtaminen?

Mikään elämässä ei ole niin varmaa kuin muutos. Muutos kohtaa meidät niin työ- kuin yksityiselämässäkin usein. Joskus se on suunniteltua ja toivottua, toisinaan taas arvaamattonta ja vastentahtoista.

Voimme kokea muutokset niin positiivisina kuin negatiivisinakin. Toisinaan taas emme tiedä mitä mieltä olemme eteen tulleesta muutoksesta. Kun yritys tai organisaatio kohtaa muutostarpeita, tarvitaan vahvaa muutosjohtamisen tuntemusta ja osaamista.

Muutosjohtamisen ytimessä ovat kaikki ne keinot, joilla työpaikalla tapahtumassa oleva muutos saadaan toteutettua työntekijöiden kannalta parhaalla mahdollisella tavalla. Tarpeellistenkin muutosten saavuttaminen yrityksessä on yleensä pitkä ja haastava prosessi.

Muutosjohtamista tarvitaan, jotta haluttu muutos saadaan aikaan hallitusti ja saavutetut muutostavoitteet hyötyineen voidaan saavuttaa. Muutoksessa onnistumisen kannalta on tärkeää, että joku tai jotkut ohjaavat päämäärätietoisesti suunniteltua muutosta ja ihmisiä sen keskellä eteenpäin kannustaen ja motivoiden, mutta myös tarvittaessa ymmärtäen mahdollista eteen tulevaa muutosvastarintaa.

Tästä artikkelista voit lukea, miksi muutosjohtamista tehdään. Seuraavissa osioissa selviää, miten juuri sinä voit johtajana parhaiten tukea työyhteisöäsi muutosten läpi.

Johtamistyylit muutosjohtamisessa

Muutosjohtamisen toteuttaminen riippuu aina johtamistyylistä, joita on monenlaisia. Autokraattisessa johtamistyylissä ohjeet tulevat johtotasolta alaspäin työntekijöille ja molemminsuuntainen vuorovaikutus on vähäistä. Suostutteleva johtotyyli puolestaan pyrkii vakuuttamaan työntekijät muutosten hyödyistä keskustelun ja perustelujen avulla. Tällöin työntekijät osallistetaan osaksi päätöksentekoprosesseja, mikä voi lisätä arvostuksen ja luottamuksen tunteita.

Työntekijöiden hyvinvointi on keskiössä myös paternalistisessa johtotyylissä, jossa painotetaan usein uskollisuutta ja luottamusta. Kuten autokraattisessa tyylissä, myös paternalistisessa työyhteisössä päätöksenteko voi olla yksisuuntaista ja dialogi vähäistä.

Jokaisessa johtamistyylisä on hyvät ja huonot puolensa, ja tyylin voi valita työyhteisön tavoitteiden ja kulttuurin mukaisesti. Huomioon tulee ottaa myös työyhteisön tarpeet, muutoshalukkuus sekä jo olemassa olevat tiedot ja taidot. Millaista johtamista juuri sinun työntekijäsi tarvitsevat saavuttaakseen parhaita tuloksia?

Etenkin muutosten edessä on hyvä pohtia, millainen johtaja itse on, ja millainen johtotyyli voi parhaiten luotsata työyhteisön muutosprosessin läpi. Tämä vaatii esimiehiltä perusteellista itsereflektiota sekä tarvittaessa mahdollista sopeutumista uusiin johtamismenetelmiin.

Miten ja miksi muutosjohtamista tehdään?

Muutosjohtamista tehdään kulkemalla koko työpaikan henkilöstön kanssa yhtä matkaa samaan väistämättömään suuntaan. On tärkeää huomioida ja kohdata muutoksen edessä olevien kaikenlaiset ajatukset ja tunteet: suru ja äärimmäinen pelko, jonkun toisen kohdalla taas ilo ja helpotus.

Muutosten edessä tulee antaa tilaa jokaisen omalle ja ainutkertaiselle kokemukselle muutokseen liittyen. Kuitenkin tulee pitäytyä tosiasioissa muutoksen tarpeellisuuden, faktojen ja väistämättömyyden suhteen. On annettava paljon aikaa hämmästyksen, shokin, hyväksymisvaiheen ja uusien mahdollisuuksien sekä innostumisen löytämiselle.

Muutoksessa tärkeimpänä asiana on rakentaa visio eli tulevaisuudenkuva. Selväksi tehdään siis muutoksessa se asia, mitä kohti ollaan menossa. Selkeästi rajattu visio on tarkan ytimekäs, viestittävissä eteenpäin viidessä minuutissa ja se luo innostusta kulkea sitä kohti.

Visio antaa muutokselle suunnan ja se ohjaa tekemään oikeita asioita lopullisen päämäärän saavuttamiseksi. (Kotter 1996, 59–72, viitattu lähteessä Mäki ja Suutala, 2017, 9.)(https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/134798/Suutala_Johanna.pdf?sequence=1) Toisin sanoen, suunitteluvaiheessa määritellään muutoksen päämäärät ja tavoitteet siten, että kaikki organisaation jäsenet saadaan samalle aaltopituudelle. Kun suunta on selkeä, maalia kohti on helpompi kulkea.

Muutosten edessä tarvitaan muutosjohtamista, jotta työpaikka saadaan luotsattua kolhuitta tai mahdollisimman pienin kolhuin määränpäähän nimeltä muutos. Jotta muutos voidaan mahdollisimman onnistuneesti saada aikaan, on tärkeää että joku tai jotkut johtavat muutosta suunnitelmallisesti ja hallitusti.

Muutosjohtaminen on toki haastavaa, sillä se haastaa myös esimiehet uuden edessä, sekä sen millä tavoin työyhteisö toimii. Kuitenkaan vanhaan ei voi jäädä vaan on kyettävä nostamaan katseet kohti uutta ja toimivampaa. Ilman hyvää muutosjohtamista olisi muutosten kourissa olevalla työpaikalla vielä hirveämpi kaaos käynnissä muutosten keskellä.

Muutosvastarinta ja siitä selviytyminen

Muutosvastarinnalla tarkoitetaan vastahakoisuutta ja negatiivisuutta tulevaa muutosta kohtaan. Muutosvastarinta on kuitenkin usein erottamaton osa muutosprosessia, joten sen käsittelyyn täytyy tarjota työkaluja. Siihen liittyy usein surun ja pelon tunteita, jotka kumpuavat uusien ja tuntemattomien asioiden aiheuttamasta epävarmuudesta.

Hyvä johtaja voi kuitenki kääntää muutosvastarinnan positiiviseksi voimavaraksi, joka luo keskustelua ja siten tarkentaa muutoksen tavoitteita ja toteutusprosesseja entisestään. Avoin ja vastavuoroinen kommunikaatio voivat siis kääntää muutosvastarintaan liittyvät negatiiviset tunteet positiivisiksi voiton ja uuden oppimisen kokemuksiksi.

Erittäin tärkeää on, että muutoksen edetessä jokainen työpaikalla tietää oman roolinsa ja siihen tulossa olevat muutokset. Muutoksen sujuvan ja mahdollisimman kivuttoman etenemisen kannalta on tärkeää, että jokainen tietää mistä on vastuussa muutokseen liittyen.

Muutoksen etenemistä on myös kyettävä seuraamaan ja tätä varten on hyvä olla käytössä muutoksen etenemistä ja sen onnistumista kuvaavia mittareita. Onko muutoksella lopulta päästy siihen, mihin sillä on pyritty? Tätä on tarpeen pystyä arvoimaan.

Muutoksen johtaminen työpaikalla, miten onnistua?

Mäen ja Suutalan mukaan Fernandez & Pitts ovat tarkastelleet muutosjohtamisen prosessin onnistumisen edellytyksiä. Ydinasemassa onnistuneessa muutoksessa on hyvin toteutettu muutoksen johtaminen.

Muutoksen johtamiseen kuuluvat erottamattomasti muutosprosessin suunnittelu, hallinta ja toteuttaminen. Johtamisen keinoja valitsemalla voidaan vaikuttaa muutoksen suuntaan, sisältöön ja toteuttamistapaan. (Sydänmaanlakka 2000; Fernandez & Pitts 2007, viitattu lähteessä Mäki ja Suutala, 2017, 10.)

Osana muutoksen suunnittelua, hallintaa ja toteuttamista on tarpeen miettiä ja valmistella huolella monia asioita: itse muutos, sillä tavoiteltavat hyödyt, muutoksesta tiedottaminen ajankohtineen sekä mittarit joilla voidaan seurata muutoksen etenemistä ja onnistumista. Muun muassa muutoksesta tiedottamisen tapa, ajankohta sekä muutoksen mahdollistaminen asteittaiseksi vaikuttavat olennaisesti työntekijän reaktioihin muutosta kohtaan ja siihen sopeutumiseen.

Tärkeää on, että kaikki työntekijät ovat samaan aikaan samalla sivulla muutoksen suhteen. Tämä edellyttää oikea-aikaista ja tehokasta tiedottamista sellaisia viestintäkanavia käyttäen, joiden tiedetään tavoittavan kaikki yksilöt, joita muutos koskee.

Muutokseen liittyvien tunteiden keskellä yksilöt tarvitsevat vahvaa tukea vanhasta luopumiseen ja uuteen kiinnittymiseen. Yksilön kokemat vaikutusmahdollisuudet muutosten edessä nopeuttavat ja kasvattavat hänen sopeutumiskykyään uuteen. Muutosjohtamisessa hallinnollisen johtamisen ja muuttuvien asioiden hyvän suunnittelun lisäksi onkin tärkeää huomioida ihmisten johtaminen ja heidän osallistamisensa muutokseen liittyvissä asioissa.

Muutosjohtaja on aktiivinen toimija, joka toiminnallaan mahdollistaa tulevan muutoksen. Muutosjohtajien on hyvä muistaa, että he itse toimivat parhaimpana esimerkkinä muille työntekijöille koko muutosprosessin aikana.

Muut työtekijät tuskin sopeutuvat muutokseen paremmin kuin muutosjohtajat itse. Muutosjohtaja on roolimalli muutoksessa ihan kaikkien mahdollisten myllerrysten keskellä, reilusti omana itsenään tietenkin parhaimmillaan. Mitä on muutosjohtaminen sinun mielestäsi vielä edellä mainittujen lisäksi?